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Ma quale sarà l’evoluzione degli uffici del futuro? #2


L’UFFICIO DOPO IL COVID-19

Si può migliorare i processi e la vita lavorativa? La risposta è che con lo smart working questo si potrà realizzare. Molte aziende hanno anticipato i tempi e oggi godono maggiormente di questi benefici perché non hanno dovuto quasi mai interrompere la loro attività mentre per altre aziende la pandemia ha accelerato questo processo.

Per entrambe la crisi sanitaria sta offrendo l’opportunità di ridisegnare i luoghi di lavoro trasformandoli in posti molto diversi da quelli di adesso, dove si pone l’attenzione non solo a creare degli spazi funzionali alle nuove esigenze di distanziamento per lavorare ma anche al benessere del lavoratore.

Per evitare affollamenti le aziende e gli uffici dovranno organizzare turni di lavoro e orari di ingresso e uscita differenti per i collaboratori. In ogni caso le riunioni dovranno preferibilmente essere fatte in modalità video per evitare la presenza di più persone nella stessa stanza.

Gli spazi dovranno essere ripensati per permettere alle persone di viverli nella massima sicurezza e mettendo ben in evidenza tutta la segnaletica indispensabile per consentire a ciascuno di seguire alla lettera i codici di comportamento dettati dalla situazione e come abbiamo visto, sia in situazioni di emergenza che in momenti di normalità, i vantaggi dello smart working possono essere molto rilevanti per tutti se l’approccio viene messo in atto con criterio.

La sicurezza nel luogo di lavoro

Anche gli aspetti psicologici giocano un ruolo rilevante. Il lavoratore nel recarsi al lavoro avrà la preoccupazione legata al dubbio che chi gli sieda accanto sia sano.  Conseguentemente gli spazi comuni e senza barriere di protezione verranno mal visti. E ancora fidarsi o no dei protocolli di sicurezza messi in atto? Il dogma rimane “all’aumentare del disagio diminuisce la produttività”.

Dovranno essere messe in atto tutte quelle procedure di sicurezza richieste, prevedere dispositivi automatici di rilevamento della temperatura, gel disinfettanti e ovviamente mascherine. Cambiando le esigenze cambieranno i paradigmi. L’idea di openspace e work cafè che aveva preso piede subirà una battuta d’arresto almeno fino a quando la pandemia non sarà superata.

Gli spazi con l’avvento dello smart working saranno realmente condivisi, nel senso che lo spazio e la strumentazione presente in sede sarà utilizzato da più addetti e solamente nel momento che saranno presenti in azienda nei loro turni di lavoro.

Dovranno essere potenziate tutte le procedure di sicurezza informatica a causa del notevole incremento dei trasmissione dei dati da ambiente di lavoro verso il domicilio del collaboratore.

COVID-19: sicurezza e comfort

È innegabile come l’emergenza COVID-19 abbia messo in discussione il modello di lavoro esistente, imparando giorno dopo giorno dai “lavoratori agili” e da chi ha implementato da tempo lo smart working.

Secondo uno studio della società di ricerca Gartner, svolto negli Stati Uniti, il 74% dei manager crede che almeno il 5% dei lavoratori richiederà di lavorare esclusivamente in smart working in futuro.

Una prima ragione risiede nel piacere della solitudine, come ha dichiarato la professoressa Deborah Tannen della prestigiosa università Georgetown, a Politico: “Il comfort dell’essere in presenza di altri verrà rimpiazzato dal benessere della loro assenza, soprattutto quando si tratta di persone che conosciamo relativamente.

Invece di chiedersi “Perché devo farlo online” si chiederanno “C’è una buona ragione per farlo dal vivo?”

Il datore di lavoro quali passi deve compiere?

Sicuramente mantenere una posizione proattiva.

Abbiamo appurato che gli uffici non potranno  più rimanere gli stessi.

Gli ambienti di lavoro dovranno essere riprogettati tenendo conto che sarà necessario mantenere il distanziamento sociale, che al lavoratore dovrà essere concessa un area di lavoro in totale sicurezza, utilizzando arredi preposti e facilmente sanificabili, dovranno essere adottati e monitorati protocolli di sicurezza per quanto riguarda la pulizia degli ambienti, che almeno inizialmente dovranno essere rigidamente rispettati. Come sopra anticipato le attrezzature dovranno essere potenziate.

Come introdurre lo smart working in azienda?

Per il datore di lavoro sarà fondamentale redigere una strategia che preveda l’organizzazione delle risorse, le mansioni e il potenziamento degli strumenti necessari per lavorare da remoto.

Saggiamente dovrà affidarsi alla consulenza di figure professionali già avvezze e ad imprenditori con maggior esperienza. Dovrà interrogare i suoi collaboratori per valutare un gruppo predisposto ad un iniziale periodo di prova magari di soli 1-2 giorni a settimana raccogliendo le prime impressioni e rimediare alle prime incomprensioni, per alternare le figure lavorative e lentamente arrivare ad un regime di lavoro totalmente in smart working.

Ecco alcuni consigli per arrivare rapidamente all’obbiettivo preposto:

Con i tuoi soci definisci bene i ruoli, e fissa obbietti e traguardi facilmente raggiungibili. Organizza delle videochiamate con i tuoi collaboratori a scadenze precise, meglio se inizialmente sono giornaliere ma comunque almeno una a settimana. Dotati della tecnologia necessaria.

Va rammentato che lavorando in modo precario a causa di strumentazione inadeguata si corre il rischio di stressare il lavoratore più del dovuto ottenendo un calo del rendimento. Come prima cosa, ti suggeriamo di concentrarti sui computer portatilistrumento primario e indispensabile per ogni smart worker. Proprio per questo abbiamo riservato a tutte le aziende che vogliono sperimentare misure di lavoro agile in questa situazione di emergenza, una promozione speciale che offre il noleggio di PC portatili, con inclusa la protezione assicurativa per danni accidentali, a un costo mensile davvero conveniente.

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